An Kanban angelehnter workflow mit Jira

Folgendes Diagramm zeigt unseren Kanban ähnlichen Workflow in JIRA.

Ein Issue geht durch folgende Abteilungen/Phasen:

1. Planung, Analyse
2. Entwicklung
3. Test
4. Dokumentation und Auslieferung

Jede Phase ist geteilt in „Bereit für Bearbeitung“ und „In Arbeit“. Praktisch sollte maximal ein Element „In Arbeit“ sein, also einen WIP (Work Items in Progress) von 1 haben.

Wir haben JIRA wenig restriktiv konfiguriert, alle Arbeitsphasen lassen sich direkt erreichen.

Unterschiede zu KANBAN

Kanban betrachtet Puffer als Verschwendung (waste) und probiert diese zu vermeiden. Werden für eine Phase die maximalen WIP (work items in progress) Werte überschritten, hält das System an. In unserem Worfklow ist jedoch jede Phase „Bereit für Arbeitssschritt“ als Puffer gedacht. Wir arbeiten also gezielt mit Puffern und  nutzen diese auch, um Engpässe zu erkennen und einzugreifen.

Kanban setzt auf eine reines Pull Prinzp. Ist ein Arbeitselement in der Phase „Entwicklung“ abgeschlossen, dann bleibt es in dieser Phase bis die nächste Phase das Arbeitselement aufnimmt (pulled). Stattdessen verwenden wir ein Push – Pull Prinzip. Ein Arbeitselement wird immer von einem Puffer geholt (Pull) und nach Fertigstellung auf einen anderen passenden Puffer gelegt (Push).

Parallelen zu KANBAN

Der Arbeitsfluss ist auch in unserem Vorgehen sehr gut einsehbar und transparent, Engpässe sind leicht zu identifizieren. Der Durchsatz einzelner Arbeitsphasen/Abteilungen für eine Kategorie von Tätigkeiten könnte gemessen  und optimiert werden. Auch wir sehen Puffer als Verschwendung und wollen diese möglichst klein halten.

Praktische Umsetzung

Die Einführung des Worfklows erfolgte mit Jira. Konkurrent nach einer Vorauswahl war zuletzt TargetProcess. In einem anderen Kontext konnte ich sehr positive Erfahrungen mit TargetProcess sammeln. Ausschlaggebend für JIRA war u.a. dessen umfangreiche Anpassbarkeit an unterschiedlichste Bedürfnisse – so erfassen wir für Arbeitselemente Beispielsweise auch Daten für die Rechnungslegung, eine Erweiterungen die in TargetProcess so nicht  möglich ist. Insgesamt ist der Eindruck soweit recht positiv, auch wenn die Nutzung des administrativen Bereichs intuitiver sein sollte. Die Einführung mit Datenmigration und Benutzerunterstützung und diversen Anpassungen dauerte insgesamt 50h.